Assistant.e de direction - FSEG (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'assistant(e) accueille et prend en charge les usagers et autres publics.
Assurer la gestion administrative:
- Rédiger et mettre en forme courriers, rapports, comptes rendus et autres documents. Organiser et planifier les agendas (rendez-vous, réunions, événements).
- Traiter les appels téléphoniques et e-mails en filtrant les priorités. Assurer un support RH ( dossiers transport/mutuelle) en lien avec la responsable administrative.
- Classer et archiver les documents physiques et numériques.
Organiser et coordonner les activités:
- Préparer et participer les réunions (convocations, ordres du jour, documentation, prises de notes, rédaction des comptes rendus).
- Superviser le suivi des dossiers administratifs et projets spécifiques.
- Gérer les réservations de la salle de réunion.
- Planifier et réserver les déplacements professionnels (transports, hébergements) du directeur et les prestations traiteur.
- Collaborer avec les différents services pour sassurer de la bonne transmission des informations.
Gérer l'accueil et la communication:
- Accueillir et orienter les étudiants, enseignants, personnels et partenaires externes.
- Assurer l'interface entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes.
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations et les communications auprès des interlocuteurs concernés.
- Veiller à la qualité de l'accueil physique et téléphonique et à la transmission des demandes vers les services compétents.
- Participer à la circulation de l'information et contribuer au bon fonctionnement de la direction.

PROFIL RECHERCHÉ :

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)
Rémunération selon la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (ATRF) - Catégorie C et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1660 € et 1900 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)
Connaissances souhaitées :
- Fonctionnement de l'Université
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des techniques de gestion administrative et des techniques de communication et d'information
- Bonnes capacités rédactionnelles
Savoir-être :
- Rigueur, autonomie
- Capacité à communiquer et à rendre compte.
- Capacité à travailler en équipe.
- Organiser efficacement les tâches pour gérer les priorités.