Gestionnaire de scolarité - F/H

RESPONSABILITÉS :

Au sein de l'IUT de Marseille, sous l'autorité hiérarchique du référent de la scolarité de site, le gestionnaire de scolarité assure la gestion administrative des étudiants, de leur candidature jusqu'à la délivrance de leur diplôme.
Il veille à l'application des procédures et de la réglementation relatives à la scolarité et contribue à la qualité de l'accueil et de l'accompagnement des étudiants. Il travaille en lien avec les responsables de formation, les équipes pédagogiques, les enseignants et les services de l'université.
Activités principales 1. Accueil et accompagnement des usagers
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants, candidats et autres usagers.
- Informer, orienter et accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives.
- Gérer la boîte mail de la scolarité et assurer le suivi des demandes.
2. Gestion des candidatures et inscriptions
- Participer aux campagnes de candidature et d'inscription administrative.
- Contrôler la recevabilité et la complétude des dossiers sur eCandidat, Études en France et Mon Master.
- Vérifier et valider les inscriptions dans Apogée et Exploitation scolarité.
- Réaliser les inscriptions des étudiants en situation particulière.
- Produire et gérer les cartes étudiantes via ESUP-SGC.
3. Suivi administratif et gestion des diplômes
- Assurer le suivi administratif des dossiers étudiants.
- Traiter les transferts entrants et sortants ainsi que les demandes de remboursement des droits d'inscription.
- Vérifier, éditer, classer et remettre les diplômes.
- Traiter les demandes de duplicata.
- Assurer les tâches administratives courantes : courrier, mise en forme de documents, classement et archivage.
4. Participation à la vie de l'IUT
- Participer aux journées portes ouvertes et cérémonies de remise des diplômes.
- Contribuer à la diffusion des informations auprès des étudiants.
- Participer au bon fonctionnement du service.
Conditions particulières d'exercice L'activité suit le calendrier universitaire et comporte des périodes de forte activité, notamment lors des campagnes de candidature et d'inscription, de la rentrée universitaire et de la délivrance des diplômes. Ces périodes nécessitent disponibilité, réactivité, organisation et capacité à gérer les priorités.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances et savoirs - Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur et l'organisation de l'IUT.
- Connaître la réglementation relative à la scolarité et à la gestion administrative des diplômes.
- Connaître les procédures de gestion administrative des étudiants.
Savoir-faire - Appliquer les procédures administratives avec rigueur.
- Utiliser les outils bureautiques et les applications métiers.
- Organiser son activité, gérer les priorités et respecter les échéances.
- Travailler en équipe et rendre compte de son activité.
- S'adapter aux évolutions des procédures et des outils.
Savoir-être - Avoir le sens du service public et de la qualité de l'accueil.
- Faire preuve de qualités relationnelles et d'aptitudes à communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Être rigoureux, discret et respecter la confidentialité.
- Faire preuve d'autonomie, de réactivité et d'organisation.
- Savoir gérer les périodes de forte activité et les contraintes de délais.
Un recrutement fluide et transparent Notre processus de recrutement se déroule en deux étapes :
- Un échange téléphonique personnalisé avec les candidats présélectionnés.
- Un entretien avec les responsables de la structure.
Les candidatures sont étudiées par nos équipes, sans recours à une sélection automatisée par intelligence artificielle.
À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail engagé - Flexibilité : télétravail ou semaine de 4 ou 4,5 jours, dès 2 mois d'ancienneté, sous réserve de l'accord du responsable et des possibilités du service.
- Congés : jusqu'à 50 jours dès la première année et 58 jours après un an, selon l'organisation du temps de travail.
- Rémunération : prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents contractuels ; RIFSEEP pour les titulaires.
- Accompagnement : dispositif dédié aux personnels en situation de handicap.
- Mobilité : prise en charge des transports en commun à hauteur de 75 %, possibilité de forfait mobilité durable et accès à des solutions de stationnement selon les dispositifs disponibles.
- Qualité de vie : accès à des prestations dans les domaines des loisirs, du sport, de la culture et de l'action sociale.