Assistant(e) administratif(ve) BTP H/F

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS PRINCIPALES :
Sous la responsabilité du/de la conducteur(trice) de travaux, l'assistant(e) administratif(ve) assure le suivi administratif, contractuel et documentaire des affaires (chantiers) de l'entreprise, en lien avec les équipes travaux, les fournisseurs et les sous-traitants.
- Assurer le suivi administratif des affaires (ouverture, mise à jour et clôture des dossiers chantier - « pochettes suivi affaire »)
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des contrats de sous-traitance
- Constituer et transmettre les dossiers d'appels d'offres en lien avec le service commercial et les services travaux
- Effectuer les demandes de prix aux fournisseurs
- Gérer les commandes de matériaux et prestations en lien avec les conducteurs de travaux
- Suivre les enlèvements et livraisons de marchandises en lien avec le service travaux
- Suivre la facturation fournisseurs
- Assurer l'interface administrative avec les maîtres d'ouvrage, maîtres d'œuvre et sous-traitants
- Collecter, vérifier, rédiger et classer les documents réglementaires (PPSPS, DICT, attestations, demandes d'agréments, etc.)
- Participer à la préparation des réunions de chantier et à la diffusion des comptes rendus
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques
- Suivre l'entretien et la maintenance des véhicules et outillages
- Suivre les formations du personnel

MISSIONS ADMINISTRATIVES GÉNÉRALES :
En complément du suivi des affaires travaux, l'assistant(e) assure des tâches administratives transversales nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
- Préparer les éléments de pré-comptabilité (Vérification des factures fournisseurs, rapprochement des bons de commande et de livraison, transmission au service comptable et Financier)
- Assurer l'archivage physique et numérique des documents administratifs et contractuels, dans le respect des procédures internes et des délais légaux de conservation
- Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que la boîte mail générique de l'entreprise
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, clients et fournisseurs
- Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs courants
- Gérer les fournitures de bureau et les commandes de matériel administratif
- Assurer le suivi des agendas et l'organisation logistique des réunions et déplacements
- Contribuer à la mise à jour et au classement des bases de données internes (contacts, fournisseurs, sous-traitants)

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation : Bac +2 minimum BTS Assistant de Gestion PME-PMI, BTS Bâtiment, DUT GEA ou équivalent
Expérience : Une première expérience réussie sur un poste similaire dans le secteur du BTP est appréciée
Connaissances métier : Bonne connaissance du vocabulaire technique du BTP et des processus de chantier appréciée ; notions de base en pré-comptabilité, notamment la ventilation analytique des charges par chantier (déboursés), souhaitées
Compétences techniques
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook), niveau avancé sur Excel apprécié
- Connaissance des logiciels de gestion de chantier / ERP BTP (un plus)
- Notions de base en droit des contrats et de la sous-traitance dans le BTP
- Maîtrise des règles rédactionnelles et orthographiques
Compétences comportementales
- Rigueur et sens de l'organisation
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les délais
- Autonomie et sens des responsabilités
- Bon relationnel et aisance dans la communication écrite et orale
- Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers
- Esprit d'équipe et capacité d'adaptation au terrain
Informations supplémentaires :
- CDI de 39 heures/semaine
- Rémunération selon profil et expérience, statut ETAM - Convention Collective des ETAM du BTP
- Avantages : mutuelle d'entreprise, prévoyance complémentaire (garantie arrêt de travail), à préciser selon accord d'entreprise
- Possibilité de télétravail ponctuel, selon les besoins du service et l'accord du responsable hiérarchique

LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans la maçonnerie, gros œuvre, 1 Assistant Travaux et Administratif H/F en CDI.