Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement pour congé, nous recherchons un-e assistant-e administratif/ve en CDD à temps partiel 32 heures hebdomadaires.
Poste à pouvoir à partir du 24 mai 2027 (dont une période de tuilage de 2 semaines) pour une durée de 14 mois.
Au sein d'une équipe de 7 personnes, vos missions seront les suivantes :
1. Accueil-Secrétariat :
- Accueil téléphonique,
- Filtrage des appels téléphoniques à destination du dirigeant et des salariés,
- Archivage, classement,
- Suivi des contrats fournisseurs (téléphonie, assurances, etc),
- Suivi des documents administratifs (Kbis, attestations sociales et fiscales)
- Achats des fournitures et consommables.
2. Gestion et suivi
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au dirigeant que les informations essentielles,
- Négociation auprès des fournisseurs (orange, mutuelle, matériel divers, agence de communications, etc.),
- Réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients).
3 . Marchés publics et privés / Honoraires / Devis
- Réception et hiérarchisation des demandes de devis et de marchés publics,
- Aide à l'élaboration de devis en lien avec le directeur général,
- Rédaction et envoi des devis aux entreprises,
- Préparation et envoi des dossiers d'appels d'offres,
- Préparation des propositions d'honoraires, rédaction et envoi après analyse d'un supérieur hiérarchique,
- Élaboration des actes de sous-traitances (devis, déclarations)
- Suivi les procédures d'appels d'offres.
4 Comptabilité
- Gestion des notes de frais,
- Établissement des factures de ventes,
- Paiement des factures d'achats,
- Relance clients,
- Déclarations de T.V.A.,
- Déclaration Décennale,
- Calculer les frais généraux,
- Saisie de la comptabilité, achat, vente, banque avec lettrages,
- Tenue des tableaux de bord (DC4, propositions, CA, achats, rentabilité etc)
5 Social
- Suivi administratif du personnel (avec MJA des informations, taux, etc),
- Préparation des paies en lien avec le cabinet comptable,
- Versement des salaires,
- Commande des tickets restaurants et chèques cadeaux,
- Suivi des congés / RTT / récupération, médecine du travail,
- Suivi des contrats santé et prévoyance.
- Construire les dossiers de formation des salariés,
- Préparation à l'arrivé des stagiaires (conventions, comptes pc etc)
6 Communication
- Création des supports fiches références (avec MAJ),
- Diffusion et mise à jour des informations sur site internet,
- Préparation de la candidature au PNCB
- Envois de plaquettes clients / vœux.

Travail régulier sur le logiciel de facturation électronique SHINE, le logiciel de comptabilité QUADRATUS ainsi que le logiciel de gestion des affaires FELIX.
Le-la collaborateur/trice est placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur général et du président.
Déplacements ponctuels lors des rencontres QSB.
Le CDD est à pourvoir pour une durée de 14 mois.
Tickets restaurant, mutuelle prise en charge à 100% par l'employeur.

Profil souhaité
Expérience
- 2 ans Cette expérience est indispensable
Compétences
- Enregistrer les données d'une commande
- Etablir un devis
- Gestion administrative
- Gestion comptable
- Outils bureautiques
- Réceptionner les appels téléphoniques
- Suivre des éléments de paiement de commandes
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs