Gestionnaire administratif (H/F)

Les Services Pénitentiaires d'Insertion et de Probation (SPIP) qui exercent leurs missions en milieu ouvert et établissements pénitentiaire assurent l'aide à la décision judiciaire, l'évaluation et suivi des publics qui lui sont confiés par les autorités judiciaires, la préparation à la sortie pour les personnes incarcérées, le développement et la coordination de réseaux de partenaires institutionnels, associatifs et privés. Le Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation du Nord, entité départementale, compte 7 antennes locales d'insertion et de probation en milieu ouvert et en établissements pénitentiaires (Lille- Annœullin, Avesnes-Maubeuge, Cambrai, Douai, Dunkerque, Lille-Loos-Sequedin, Valenciennes).

Vos activités principales
Au sein du SPIP Nord - Antenne de Lille et sous l'autorité du chef d'antenne et des DPIP, l'adjoint administratif contribue au fonctionnement du service dont la mission est la prévention de la récidive auprès des personnes placées sous-main de justice.

- Accueil du public (personnes placées sous-main de justice) et des partenaires ;
- Ouverture et fermeture des dossiers relatifs aux mesures, transmission aux CPIP ;
- Contrôle de la réception des pièces nécessaires à la mise à exécution des mesures ;
- Saisine du SAP pour l'actualisation des situations pénales des personnes suivies exécutant une peine d'emprisonnement ;
- Archivage des mesures et transmission des dossiers aux antennes - SPIP en cas de dessaisissement
- Gestion du courrier (interne, externe), de la messagerie électronique de l'antenne et des fournitures ;
- Gestion du standard téléphonique ;
- Etablissement des statistiques mensuelles, trimestrielles et annuelles ;
- Tenue à jour des données sur le logiciel PRISME
- Gestion du planning des véhicules de service, des box d'entretien et de la salle d'attente ;
- Tenue à jour des habilitations des lieux de travail d'intérêt général (TIG)
- Gestion des archives de l'antenne
- Relations avec les greffes judiciaires et pénitentiaires.
- Contribution à la préparation des réunions

Votre hiérarchie :
4 Directeurs pénitentiaires d'Insertion et de Probation et 1 secrétaire administratif

Vos interlocuteurs métiers :
- Equipe de l'antenne
- Etablissement pénitentiaire
- Autorités administratives et judiciaires
- Partenaires institutionnels
- Siège du département

Vos principales compétences à mettre en œuvre :
Connaissances :
- Connaissances des outils bureautiques
- Connaître les techniques de classement

Savoir-être :
- Discrétion
- Sens du service public
- Sens des relations humaines

Savoir-faire :
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Polyvalence
- Capacité à analyser, synthétiser et rédiger