Assistant administratif / Assistante administrative

Merci de vérifier les conditions d'embauche suivantes :
- le diplôme BAC secrétariat minimum est requis et 1ère expérience en cabinet médical ou médico social et secrétariat .
- Contrat à temps partiel : 12h15 hebdomadaire
- CDD de 6 mois
- poste basé à SAVERNE et INGWILLER

Vos principales missions :
Accueil et information
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires
- Répondre aux demandes d'information, les transmettre, les orienter vers les bons interlocuteurs
- Gérer les rendez-vous et les plannings, les présences/absences des usagers dans les logiciels métiers

Gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers divers, comptes rendus, rapports
- Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (DUI), les attestations règlementaires et diverses
- Gérer des admissions et sorties des usagers
- Assurer le classement, l'archivage et la tenue des dossiers

Suivi des données et tableaux de bord
- Chercher, saisir et/ou actualiser les données dans les logiciels métiers
- Participer à la constitution de statistiques, tableaux de bord, questionnaires de satisfaction et rapports
d'activité

Soutien à la direction et aux équipes
- Participer à l'organisation des réunions et d'évènements spécifiques (convocations, ordres du jour, PV,...) ainsi que la logistique s'y rapportant
- Aider à la préparation des documents pour les instances (conseils de vie sociale, commissions)

Participer au dispositif institutionnel, en :
- Collaborer de manière constructive avec ses collègues, autres salariés de l'Association et partenaires extérieurs
- Contribuer à l'amélioration et au développement des prestations à destination des usagers
- Connaître et utiliser les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001

Profil :
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle ou diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.
Diplôme requis (et expérience dans le secteur médico-social appréciée).

Compétences clefs
- Être un relai auprès des équipes
- Être discret et respecter la confidentialité
- Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
- Savoir prioriser, maîtriser les délais
- Être autonome