Assistant(e) polyvalent(e) (H/F)

IMPORTANT : une expérience significative en cabinet d'avocats ou dans l'univers du luxe (hôtellerie, joaillerie, grandes maisons...) est impérative.

Le cabinet ARKWOOD accompagne une clientèle internationale exigeante sur des problématiques patrimoniales complexes.
Dans cet environnement haut de gamme, le rôle d'assistant(e) polyvalent(e) va bien au-delà de la gestion administrative : il s'agit d'incarner l'image de marque du cabinet.
Nous recherchons une personne dotée d'une excellente présentation, d'une grande aisance relationnelle et d'un sens aigu de la confidentialité. Votre rigueur et votre sens du service sur mesure permettent de garantir une expérience irréprochable à chaque interaction.
Niveau d'anglais très bon, car la personne sera en contact quotidien avec des anglophones

Vos missions seront les suivantes :

1- Accueil et relations clients:
L'accueil physique et l'accueil téléphonique.

2 - Gestion des communications:
Mise à jour quotidienne de la boîte mail "contact"
Tri des mails entrants.
Transmission aux associés des demandes des clients potentiels.
Traitement des candidatures
Rédaction et envoi de réponses négatives aux candidats non retenus.

3 - Logistique et intendance:
Organisation des repas de la réunion hebdomadaire
Maintien de la propreté et de l'ordre dans les salles de réunion ainsi que dans la cuisine et l'espace convivialité
Vérification et approvisionnement des consommables

4- Gestion des ressources matérielles:
Réception, vérification et transmission des courriers et colis.
Commande de timbres et gestion des avis de recommandés (nationaux et internationaux).
Création des dossiers dans logiciel métier

5 - Organisation et réservations:
Organisation des réservations pour les associés : restaurants, hôtels, taxis, train, avion.
Organisation d'événements
Coordination de divers événements professionnels ou sociaux.

6 - Gestion financière
Gestion des notes de frais
Gestion des factures carte pro