Assistant de gestion H/F

RESPONSABILITÉS :

Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (main courante, logiciel de planification, mails...)
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral
Veille à l'optimisation des moyens d'intervention mis en œuvre entre la demande d'intervention et l'offre proposée
Veille à l'application des procédures qualité, participe à l'amélioration continue de son service

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences techniques :
- Maîtriser l'expression orale et écrite
- Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux
- Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires
- Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)
- Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires...)
- Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes
Compétences sociales :
- Adopter un positionnement professionnel adapté
- Faire preuve d'écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
- Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s
- Travailler en équipe, coordonner son action
- Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter
Compétences organisationnelles :
- Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité
- Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper
- Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes
- Avoir le sens de l'observation et de l'analyse
- Avoir le sens de l'organisation et définir les priorités
- Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle...)
- Contribuer à la qualité du service rendu
- S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue
- Agir en cohérence avec les orientations de la structure
- Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)