Gestionnaire École doctorale (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Conditions d'exercice :
Création ou vacance poste : Poste vacant
Catégorie d'emploi et corps : Catégorie B
Emploi-type REFERENS III : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Localisation du poste : Maison de la Recherche - 4 rue des Irlandais 75005 Paris

Activités principales :
- Gestion des dossiers d'admission ; doctorat, cotutelle, séjours : réception, vérification et enregistrement des dossiers.
- Suivi des réinscriptions en doctorat et cotutelle, des dérogations et des césures et des transferts (arrivée/départ), des CSI.
- Inscription des doctorants et HDR.
- Organisation administrative et logistique des soutenances doctorat et HDR, gestion financière, réservations de billets / hôtels pour les membres d'un jury
- Élaboration et suivi des conventions : séjour de recherche, cotutelle, de codirection nationale et internationale.
- Assister les directeurs de l'école doctorale dans les démarches administratives et les conseils de l'école doctorale.
- Capacité à gérer des réunions et leurs comptes-rendus : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des invités, rédaction des procès-verbaux, création d'un vadémécum, suivi des actions décidées en séance, actualisation de la page internet, référent du pôle concernant la règlementation en lien avec le service des doctorats.
- Coordination inter-service sur les sujets transversaux liés au doctorat : lien avec la DEVU, la DAI, la DBU, service juridique....
- Mise en place des outils de gestion administratives, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service : rédaction de notes, création de tableaux de suivi et de pilotage...
- Connaissance des logiciels-métiers de type ADUM.
- Veille réglementaire et adaptation des procédures.
- Création de diplômes antérieurs à l'année 2006
- Elaboration de tableaux de bord - suivi des indicateurs de pilotage : Premiers inscrits par ED, Unités de recherche et DR, soutenance par année civile, thèses en cours, doctorants inscrits administrativement, abandons
- Archivage des dossiers.
- Dématérialisation progressive de tous les dossiers.
- Accueil et renseignements auprès des usagers et des enseignants chercheurs.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :
- Connaissance approfondie de la réglementation des études doctorales.
- Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer.
Compétences opérationnelles :
- Excellente maîtrise technique du domaine d'activité et des outils.
- Qualité d'expression écrite et orale.
- Grande capacité d'analyse et de synthèse.
- Capacité à trouver et diffuser l'information (assurer une veille réglementaire).
- Connaissance des logiciels-métiers de type ADUM.
- Maitrise de l'outil Apogée.
Compétences comportementales :
- Sens du travail en équipe.
- Capacité à respecter l'organisation collective du travail.
- Transmettre l'information et rendre compte.
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :
Baccalauréat