Hote.sse d'accueil / Assistant.e polyvalent.e F/H - Amnesty International France

Au sein du pôle ressources sous la responsabilité du responsable du Service Environnement de Travail, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs de l'association, en garantissant une image professionnelle, chaleureuse et efficace. Vous contribuez au bon fonctionnement administratif et logistique de l'organisation et de ses évènements.



1) Assurer l'accueil physique

- Recevoir, orienter et renseigner les visiteurs

- Relayer les situations délicates auprès des interlocuteurs concernés

- Maintenir un espace d'accueil organisé, fonctionnel et accueillant



2) Assurer l'accueil téléphonique

- Répondre aux appels entrants, qualifier les demandes et les orienter vers les interlocuteurs concernés ou apporter une réponse adaptée le cas échéant

- Prendre des messages précis et en assurer la transmission



3) Appuyer la gestion administrative et logistique

- Réceptionner, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.

- Assurer le respect des règles de l'espace de stockage.

- Affranchir le courrier, réaliser ou appuyer la réalisation de publipostage et de mise sous pli.

- Assurer la disponibilité des fournitures de bureau et préparer les commandes à valider par le responsable.

- Créer et distribuer les badges d'accès pour les salarié.es et les bénévoles.

- Assurer le bon fonctionnement des photocopieurs d'étages, remplacer les toners, commander le toner si besoin et signaler les incidents au prestataire le cas échéant.

- En fonction de l'évolution des modalités de gestion de la reprographie externe, assurer le passage des commandes d'impression qualitative afin de maîtriser les coûts, ainsi que la réception des livraisons.

- Réserver des salles de réunion et gérer les plannings associés.

- Faciliter la collecte d'information pour l'organisation de réunions via des outils tels que Framadate.

- Assurer diverses tâches administratives : classement, saisie et transmission l'information, mise à jour de documents.
- Appuyer l'organisation logistique des événements internes (déplacements, hébergement, restauration, préparation des salles.), tels que l'Assemblée générale, le Conseil national, les séminaires de pôle, les formations ...Formation de niveau Bac ou expérience professionnelle équivalente ;



Expérience :

Une première expérience dans un poste similaire est appréciée.



Compétences :

- Adaptabilité, accueillir les interlocuteurs et identifier rapidement les besoins et demandes
- Très bonne maîtrise du français, la maitrise de l'anglais est un plus.
- Aisance relationnelle, sens de la courtoisie du professionnalisme, et de la confidentialité.
- Mémoriser et mobiliser les informations pertinentes pour apporter une réponse efficace
- Communiquer de manière claire et adaptée à chaque interlocuteur
- Réactivité, écoute et sens du service, traiter les demandes avec réactivité et précision
- Maitrise bureautique, classer les documents, trier et rédiger des courriers.
- Capacité de mémorisation et de compréhension, permettant d'intégrer rapidement les informations nécessaires au traitement des demandes
- Connaissance de l'environnement et de l'activité d'Amnesty



CONDITIONS :

Conditions contractuelles :

- Contrat basé à Paris, 19ème, à pourvoir dès que possible
- Salaire entre 30 832 € et 32 499 € bruts annuels (dont une prime de 13éme mois), 35h par semaine.
- Titres Restaurant (prise en charge employeur à 60%),
- Prise en charge de l'abonnement de transport en commun à 50 % ou forfait de mobilité durable
- Mutuelle (prise en charge employeur à 70%).



Conditions d'exercice du poste :

- Horaires réguliers

- Présence permanentedans les locaux au poste de travail et donc pas de télétravail possible.



Contraintes éventuelles du poste :

- Capacité à déplacer du mobiliser de bureau ou des petites et moyennes charges



Au travers de ses recrutements, Amnesty International cultive une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle et de l'emploi des personnes en situation de handicap.