Secrétaire de département (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'intéressé-e travaillera sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice des secrétariats de départements dans le cadre d'une suppléance d'au moins 4 mois, renouvelable sous condition.
Activités principales :
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative d'un département de formation
- Gérer les conventions de stages des étudiants ingénieurs
- Gérer les conventions et l'organisation des Projets de Fin d'Etudes (PFE) des étudiants ingénieurs de 5ème année
- Gérer les emplois du temps de formation d'ingénieur dans l'outil informatique dédié (ADE)
- Gérer les Projets Individuels de Formation (PIF) d'étudiants ingénieurs, notamment redoublants leur année
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière : conventions de stage, états de service, contrôle des heures de cours et des heures enseignants
- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
- Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, notes d'information, etc.)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Classer, archiver

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissance, savoir :
- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et les cursus d'études : connaissance du rôle des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la structuration des enseignements, des calendriers
- Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
Savoir-faire :
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, ...). Une maitrise d'ADE et des outils de scolarité de la suite Cocktail serait un atout.
- Disposer de bonnes qualités d'expression écrites et orales.
- Comprendre la demande de l'interlocuteur et apporter une réponse personnalisée
- Travailler en équipe
- Respecter les délais
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Enregistrer et classer les documents
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer
Savoir-être :
- Capacité relationnelles
- Capacité d'adaptation
- Capacité à gérer le stress
- Rigueur/fiabilité
- Autonomie
- Sens de l'initiative
- Travailler en équipe