Gestionnaire d'apprentissage - DIFPRO (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Assurer la gestion administrative de l'activité apprentissage et le suivi financier des conventions d'apprentissage, selon des procédures et modes opératoires actés pour l'UPEC.
Activités principales :
Assurer l'inscription et le suivi administratif des apprentis
- Collecter des éléments nécessaires à l'édition des conventions et au renseignement du Cerfa (planning de formation, fiche de liaison).
- Saisir les éléments contractuels sur le(s) logiciel(s) de gestion.
- Editer et envoyer les documents de conventionnement à l'entreprise.
- Gérer les ruptures de contrat.
- Accompagner les composantes dans la mise en œuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone).
- Instruire les différents dispositifs liés à l'apprentissage (Frais de premier équipement, apprenti sans entreprise...)
- Archiver de façon méthodique l'ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations administrative et financières et proposer des améliorations au niveau de l'archivage.
Assurer le suivi financier des apprentis
- Suivre les dossiers de prise en charge en lien avec les opérateurs de compétences (OPCO).
- Valider les financements et les échéanciers
- Procéder à l'envoi des factures à destination des OPCO et des employeurs publics.
- Effectuer un suivi financier des dispositifs d'accompagnement liés à l'apprentissage.
Contribuer au pilotage de l'activité
- Contribuer à la gestion de base de données et de tableaux de bord
- Contribuer à la réalisation et au suivi des enquêtes (évaluation, ministérielles...)
- Recenser les besoins utilisateur pour contribuer au développement des SI et des processus.

PROFIL RECHERCHÉ :

Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)
Rémunération selon la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (TECH) - Catégorie B et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1700 € et 2000 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)
Formation / expérience recommandée(s) :
Expérience dans le domaine de la formation professionnelle et en gestion financière.
Connaissances souhaitées :
- Connaître la réglementation et les modes de fonctionnement de la formation professionnelle et plus particulièrement l'apprentissage.
- Connaître les modalités de financement et les publics de la formation professionnelle et plus précisément de l'apprentissage.
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université ainsi que les personnes ressources.
- Connaître l'offre de formation.
Savoir-faire et savoir-être:
- Savoir utiliser/s'adapter aux outils informatiques spécifiques à la formation professionnelle/apprentissage.
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique.
- Acquérir une bonne compréhension du processus de gestion de la formation professionnelle/apprentissage, des procédures et modes opératoires mis en place à l'UPEC.
- Etre organisé et réactif.
- Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances.
- Être capable d'effectuer un travail de vérification.
- Maitriser les techniques de présentation orales et écrites.
- Faire preuve d'un bon relationnel.
Environnement professionnel et contexte de travail :
Travail en étroite collaboration avec les autres pôles du service (développement et VAE), avec les composantes et l'agence comptable.