Adjoints(es) en gestion administrative (H/F)

Sous la responsabilité du/de la Directeur/rice d'unité de gestion :

L'adjoint/e en gestion administrative a pour mission d'accueillir le public et de participer à l'administration et à la gestion de l'unité de gestion.

* Accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives.)
* Encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du CROUS et la CAF,
* Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie, veiller à l'occupation optimum des résidences,
* Assurer l'accueil physique et téléphonique,
* Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies,
* Participer à la sécurité des personnels et des biens,
* Assurer la vente de prestations de services divers,
* Vérifier les factures (conformité avec les bons de livraisons)
* Gérer les situations d'urgence, relaie l'information à la direction de l'UG
* Participer aux tâches de gestion (saisie Orion, saisie Atlas)
* Tenir la planification des studios
* Enregistrer et traiter les impayés via le Garant Visale ou Garantme

Créer et participer au suivi des dossiers administratifs dématérialisés des résidents et tient à jour le logiciel Heberg

Savoir-faire et connaissances :
Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique.),
* Maîtrise de l'expression écrite et orale,
* Connaissance souhaitée d'une deuxième langue,
* Connaissance des outils de communication et de gestion (logiciels, fax.),
* Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, de gaz, de chauffage, d'électricité, implantation du matériel de sécurité)
* Connaissance des problèmes du milieu étudiant,
* Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
* Connaissance des techniques d'accueil et de communication,


Savoir-être :

* Sens de l'accueil
* Maitrise de soi et capacité d'adaptation
* Ponctualité, assiduité, rigueur, organisation, autonomie et disponibilité.
* Esprit d'équipe
* Gestion des aléas et réactivité,


Sens du service public

Rythme variable avec pics d'activité en fonction du calendrier des arrivées et départs des résidentsPonctuellement, les horaires peuvent être amenés à s'adapter à l'activité (période de rentrée universitaire notamment).