Appariteur - courrier/réceptif (H/F)

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Assure les missions de coursier, de courrier et d'appariteur pour la collectivité
Assure la réception, la distribution, la collecte et l'expédition du courrier (services municipaux, administrations extérieures, Trésor public, Centre de tri, la Poste .)
Organise et assure le bon fonctionnement du service des réceptions

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

COURSIER - COURRIER
Réception, tri et orientation du courrier entrant
Participation à l'enregistrement du courrier dans l'outil dédié (logiciel métier Elise)
Collecte du courrier dans les différents sites et boîtes postales
Distribution du courrier dans les services et organismes extérieurs
Affranchissement, tri et préparation du courrier sortant
Dépôt et récupération du courrier auprès de La Poste
Réponse aux besoins logistiques du Maire, du Cabinet et des Élu(e)s dans le cadre de leurs fonctions
Portage et acheminement de documents, de fournitures et marchandises auprès des partenaires et prestataires

RECEPTIF
Organisation des réceptions et participation au service
Gestion des stocks et des commandes liées aux réceptions
Achats et négociations avec les différents fournisseurs et mise en concurrence des tarifs pour minimiser les charges et les dépenses
Préparation logistique des réceptions de la collectivité
Encadrement opérationnel de l'équipe de service des réceptions de la collectivité lors des événements
Suivi administratif des dépenses : réalisation des bons de commande (logiciel métier Ciril), réception des commandes.
Contribution au suivi de la ligne budgétaire du réceptif
Mise à jour des fichiers et outils de suivi
Collaboration avec les services municipaux et partenaires extérieurs (direction de la communication, centre technique municipal, services des jardins, fêtes et cérémonies, reprographie - Destination Biarritz.)
Aménagement des salles en configuration « réception »
Commande et distribution des repas dans le cadre des déjeuners de travail
Mise en place des salles du 1er étage de la Mairie, en collaboration avec le service fêtes et cérémonies (mariages, conseils municipaux chevalets, eau

CONTRAINTES PARTICULIÈRES
Déplacements fréquents : Oui (agglomération)
Conduite de véhicule : Oui
Risques particuliers du poste : activité physique impliquant station debout prolongée, port de charges, arrêts fréquents en voiture
Disponibilité horaire ponctuelle : soirs, week-ends et jours fériés (réceptions, élections.)

CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu de travail : Mairie
Horaires : Mobiles
Temps de travail :
35h
39 h ou 37h30 avec RTT

Compétences requises :

Savoirs
Connaissance de l'environnement professionnel et de l'organisation de la collectivité
Connaissance du circuit courrier et des procédures internes
Connaissance sur l'organisation des réceptions
Notions de formalisme administratif

Savoir-Faire
Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier
Compléter et renseigner des documents administratifs liés à l'activité
Appliquer des consignes et des procédures
Utiliser les outils informatiques courants
Organiser son activité en fonction des priorités et des délais
Organiser et assurer le bon fonctionnement du service des réceptions