ASSISTANT(E) DE DIRECTION - COORDINATION ET SUIVI DE PROJET (H/F)

KeyManage recherche un(e) assistant(e) de direction pour travailler directement aux côtés du dirigeant et coordonner au quotidien nos équipes situées à Tanger.

Ce poste ne correspond pas à un assistanat classique. Nous recherchons une personne extrêmement organisée, autonome, rigoureuse et capable de prendre les choses en main. Notre activité génère chaque jour un volume très important de documents, demandes, prospects, dossiers et tâches. La personne recrutée deviendra la « tour de contrôle » de l'organisation.

Si vous n'êtes pas très organisé(e), si vous oubliez les relances ou si le classement vous ennuie, ce poste ne vous conviendra probablement pas.

VOS MISSIONS

- Organisation du dirigeant :

trier et organiser les documents et informations de la veille ;
identifier les nouvelles demandes, dossiers et prospects ;
transmettre chaque demande au bon interlocuteur ;
organiser priorités et échéances ;
suivre les dossiers nécessitant une intervention du dirigeant ;
effectuer les relances.

- Coordination avec l'équipe de Tanger :

réaliser un point quotidien avec les équipes ;
suivre les tâches confiées et leur avancement ;
vérifier que chaque demande a un responsable, une échéance et une prochaine action ;
identifier retards et blocages ;
relancer si nécessaire ;
faire au dirigeant une synthèse claire : terminé, en cours, en retard, bloqué, décision à prendre.

- Suivi de projets :

créer et tenir des tableaux de bord ;
suivre plusieurs projets ;
contrôler délais, responsables, avancement et prochaines actions ;
vérifier que les tâches sont réellement exécutées.

Une tâche n'est pas terminée parce qu'un e-mail a été envoyé : elle l'est lorsque le résultat attendu a été obtenu, contrôlé et enregistré.

- Gestion documentaire :
KeyManage traite des centaines, voire des milliers de documents. Vous participerez à leur réception, numérisation, identification, classement, affectation aux bons dossiers et archivage.
Vous participerez aussi à la réorganisation des archives et à la mise en place de méthodes fiables de classement.

- Suivi administratif :

préparation et mise en forme de courriers ;
suivi de demandes administratives ;
préparation d'éléments pour les équipes ;
contrôle des réponses, relances et échéances.
PROFIL RECHERCHÉ

Vous devez être :

extrêmement organisé(e) et rigoureux(se) ;
très autonome ;
à l'aise avec de nombreux dossiers simultanément ;
capable de hiérarchiser, relancer et contrôler ;
à l'aise avec les outils informatiques et tableaux de suivi ;
doté(e) d'une bonne qualité rédactionnelle ;
capable de prendre des initiatives et de travailler avec des équipes à distance.

Une expérience en assistanat de direction, gestion de PME, comptabilité, gestion administrative, coordination opérationnelle ou suivi de projets sera appréciée. Une expérience comme bras droit d'un dirigeant constitue un réel plus.

Une bonne culture comptable est un avantage pour reconnaître les documents reçus et les orienter correctement.

VOUS VOUS RECONNAISSEZ SI.

Vous aimez les listes, tableaux, classements et procédures. Une demande sans réponse vous dérange. Vous relancez naturellement. Vous remarquez lorsqu'un document est mal classé. Vous aimez transformer une situation désorganisée en une organisation claire et fiable.

ÉVOLUTION

Pour une personne compétente et autonome, une forte évolution est envisagée dans les 6 mois suivant l'embauche, avec davantage de responsabilités dans la coordination des équipes, le pilotage opérationnel et le suivi des projets.

Nous cherchons plus qu'un(e) assistant(e) : une personne capable de devenir progressivement un véritable bras droit organisationnel de la direction.