Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET COMPTABLE

Dans le cadre de notre activité en charpente métallique, serrurerie, couverture et bardage, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et comptable polyvalent(e), rigoureux(se) et organisé(e).

La personne recrutée assurera également le suivi administratif et financier des chantiers, en lien avec la direction, les chargés d'affaires, le bureau d'études, l'atelier, les équipes travaux, les fournisseurs et les clients.

Missions principales

Gestion administrative :

traitement des mails, courriers et appels ;
classement et archivage ;
mise à jour des dossiers clients, fournisseurs et chantiers ;
suivi des documents liés aux affaires ;
mise à jour des tableaux de suivi ;
assistance à la direction et aux chargés d'affaires.

Suivi des chantiers :

ouverture et mise à jour des dossiers chantier ;
suivi des commandes clients et bons de commande ;
contrôle de la cohérence entre devis, commandes et travaux réalisés ;
suivi des avenants et travaux supplémentaires ;
suivi des commandes nécessaires aux chantiers ;
réalisation de certains achats courants après validation ;
demandes de prix et commandes simples auprès des fournisseurs ;
suivi des délais, livraisons et bons de livraison ;
rapprochement commandes / livraisons / factures fournisseurs ;
signalement rapide des anomalies ou écarts.

Achats et commandes :
La personne devra vérifier les prix, quantités, références et délais, s'assurer que les achats sont affectés au bon chantier et signaler tout écart ou commande non validée.

Facturation clients - mission prioritaire :
La facturation constitue un point essentiel du poste. Avant toute émission de facture, l'assistant(e) devra contrôler :

devis et commandes clients validés ;
montants contractuels ;
avenants et travaux supplémentaires ;
prestations réalisées ou facturables ;
acomptes et situations déjà émis ;
montants déjà facturés afin d'éviter tout doublon ;
reste à facturer ;
retenues, déductions ou modifications de commande ;
TVA ou autoliquidation si nécessaire ;
informations de facturation du client ;
justificatifs et dépôts sur plateformes clients.

Aucune facture ne devra être établie automatiquement sans contrôle préalable. La cohérence devra être vérifiée entre :
Devis → Commande client → Avenants / TS → Réalisation → Facturation antérieure → Solde restant à facturer.

En cas de doute ou d'incohérence, la facture devra être mise en attente jusqu'à validation du responsable du dossier.

Factures fournisseurs et comptabilité :

réception et contrôle des factures fournisseurs ;
rapprochement avec commandes et bons de livraison ;
vérification des prix et quantités ;
affectation au bon chantier ;
transmission pour validation ;
préparation et transmission des pièces au cabinet comptable ;
suivi des règlements, échéances, impayés et relances ;
contrôle des pièces manquantes.

Suivi financier des affaires :

montant commandé par le client ;
montant facturé et encaissé ;
reste à facturer ;
achats et dépenses engagées ;
travaux supplémentaires ;
signalement des écarts inhabituels.

L'objectif est d'éviter qu'un chantier soit terminé alors que certaines prestations, avenants ou travaux supplémentaires restent à facturer.

Profil recherché :
Personne rigoureuse, organisée, autonome, réactive et à l'aise avec les chiffres. Elle devra être attentive aux détails, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de communiquer efficacement avec les équipes, fournisseurs et clients.

La maîtrise d'Excel est attendue. Une expérience dans le bâtiment, la construction, l'industrie ou une PME et de la facturation BTP seraient appréciées.

Qualité essentielle : avoir le réflexe de contrôler avant de valider et savoir détecter une anomalie plutôt que simplement enregistrer ou transmettre un document.