Secrétaire administratif(ve) et commercial(e) (H/F)

À propos de CATALYSE
CATALYSE est un organisme de formation et CFA spécialisé dans les métiers de l'Hôtellerie et de la Restauration (HCR).
Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un Secrétaire administratif et commercial H/F, pour notre centre de Toulouse.

Description du poste
Sous la responsabilité directe du responsable de formation, la(le) secrétaire Administratif (ve) et commercial(e) contribue au développement de l'activité de l'organisme en assurant l'accueil et l'information des publics, la gestion administrative des actions de formation et en participant activement aux actions commerciales de l'organisme.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes commerciales et pédagogiques afin de garantir une expérience client de qualité et le bon déroulement des formations.

Principales missions :
1. Accueil et relation client
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats, entreprises, apprenants, partenaires.
- Renseigner les différents interlocuteurs sur l'offre de formation de l'organisme
- Recueillir les demandes, identifier les besoins et orienter ces informations vers le bon service

2. Gestion administrative des actions de formation
- Assurer la logistique des actions de formation (organisation de la salle, du matériel, des pauses.)
- Enregistrer les entrées, les parcours et les sorties des apprenants sur les outils informatiques internes et/ou client
- Mettre en œuvre l'ensemble des éléments administratifs nécessaires à la réalisation de la formation (convocation, planning, feuille d'émargement, attestation.)
- Gérer l'inscription des apprenants à l'examen final (certification, titre pro.) et l'organisation de l'examen (convocation du jury, inscription des CAP .) en lien avec l'équipe pédagogique
- Contrôler les dossiers de formation avant facturation
- Compléter les tableaux de bord des actions

3. Participer au développement commercial
- Prendre en charge et qualifier les prospects
- Participer aux campagnes de communication (e-mailing.)
- Établir à la demande les devis de formation, les contrats et conventions de formation
- Participer aux relances commerciales
- Mettre à jour le CRM (prospects, devis, inscription.)
- Effectuer la prise de rendez-vous client à la demande de l'équipe commerciale
- Assurer le suivi des indicateurs commerciaux

Profil recherché
Vous disposez d'une expérience significative dans une fonction de secrétariat, d'assistanat administratif ou d'assistanat commercial.
Une expérience dans un organisme de formation, un CFA ou dans le secteur de la formation professionnelle constitue un atout, mais n'est pas indispensable si vous possédez de solides compétences administratives et une réelle capacité d'apprentissage.
Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et numériques et savez utiliser notamment Word, Excel, Outlook et des outils de gestion ou CRM.
Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et êtes à l'aise dans les échanges téléphoniques avec les clients et partenaires.

Pour réussir dans cette fonction, nous recherchons avant tout une personne faisant preuve de rigueur et d'organisation (gestion des priorités et respect des échéances), de réactivité (adaptation aux imprévus), d'aisance relationnelle (par téléphone, par mail ou en présentiel) et d'esprit d'équipe.