Adjoint en gestion de scolarité (H/F)

Présentation de la structure :

Le Secteur Santé qui regroupe les UFR de Médecine et de Pharmacie, organise la formation des étudiants dans les différentes spécialités médicale, pharmaceutique, maïeutique ainsi qu'aux trois spécialités que sont la pharmacie hospitalière, la pharmacie industrielle et l'officine. Il contribue également à la formation de
certaines professions paramédicales pour un total de près de 11 000 étudiants.

Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative des étudiants, à travers huit bureaux, dont les formations paramédicales. Ce service est organisé par bureau, correspondant à un cursus ou à un cycle de formation.

Découvrez le Secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l'Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://univ-grenoble-alpes.fr/

Missions principales :

Sous la responsabilité de la responsable du service de formation, vous serez en charge de la gestion administrative et pédagogique des étudiant-e-s. Appréciant l'environnement universitaire, vous intégrerez une équipe dynamique et travaillerez en lien étroit avec la responsable du bureau de scolarité, les gestionnaires ainsi que l'équipe pédagogique.

Activités principales :

- Accueillir et informer les étudiant-e-s des différentes formations (accueil physique et téléphonique).

- Organiser les rentrées universitaires en participant aux journées d'accueil et en diffusant les documents d'information.

- Gérer et suivre l'ensemble des inscriptions administratives et pédagogiques.

- Organiser le déroulement des examens (élaboration des calendriers, envois des convocations, collecte des sujets, rédaction des procès-verbaux, saisie des notes, participation aux commissions de jury et édition des relevés de notes).

- Gérer le processus de candidature des étudiants français et étrangers (vérification des pièces justificatives, élaboration des PV de commission, saisie des avis).
Piloter et administrer les parcours de formation (notamment sur l'outil SIDES UNESS).

- Gérer et suivre l'organisation des stages ainsi que la réception des retours de stage.

- Assurer la gestion logistique des formations (réservation des salles et gestion des plannings).

- Prendre en charge le traitement et la transmission des informations orales et écrites au sein du service.

- Veiller à l'application et au respect des bonnes pratiques administratives au quotidien.

Contraintes liées au poste : Prise de congés obligatoire durant les interruptions pédagogiques ; adaptabilité aux variations horaires ponctuelles (rentrée, périodes d'examens, etc.).

Compétences complémentaires demandées :

- Connaissance du rôle, de l'organisation et du fonctionnement de l'Université ainsi que de la réglementation de la scolarité (un plus)
- Grande capacité d'adaptation, disponibilité et flexibilité face aux contraintes horlogiques ou aux pics d'activité.