Secrétaire (F/H)

Accueil téléphonique
- Répondre et orienter les appels
- Faire un retour aux clients suite à leur demande de suivi
- Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
Gestion administrative du service après-vente
- Enregistrer les demandes d'intervention
- Suivre l'affectation et du traitement des demandes d'intervention avec relance des techniciens pour prise en charge
et retour de pannes
- Suivre le planning des techniciens en collaboration avec les responsables d'agence
- Établir les devis de réparation
- Enregistrer les commandes clients
- Rédiger les commandes d'achat
- Commander le matériel
- Réceptionner les livraisons de marchandises
- Facturer les bons d'intervention des techniciens
- Éditer les rapports annuels d'intervention
- Assister les Responsables d'Agence dans la prise de rendez-vous
- Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux (devis, contrat, relance...)

Gestion administrative des contrats de maintenance
- Saisir les propositions de contrat, les faire valider au Responsable d'Agence concerné avant de les diffuser aux
clients
- Créer les nouveaux contrats dans l'ERP de la société
- Mettre à jour la base de données en fonction des résiliations, suspensions, gratuité des contrats, etc
- Éditer les carnets de maintenance et les étiquettes de dépannage

Gestion administrative des travaux
- Faire la déclaration de sous-traitance des travaux
- Constituer et diffuser les dossiers d'ouvrages exécutés (DOE)

Gestion administrative des véhicules des techniciens
- Remplir le carnet de bord électronique lors de l'utilisation de véhicule de service par un autre technicien