Chargé accueil et administration (h/f) (H/F)

L'assistant d'agence assure le bon fonctionnement quotidien de l'agence en prenant en charge les tâches administratives, l'accueil et le suivi opérationnel des dossiers. Le rôle vise à fluidifier l'activité de l'équipe, à garantir une expérience professionnelle pour les clients et partenaires, et à soutenir la direction de l'agence dans l'atteinte de ses objectifs commerciaux et de qualité de service.
Au quotidien, l'assistant d'agence gère l'accueil physique et téléphonique, renseigne les clients, oriente les demandes et assure la transmission efficace des informations aux interlocuteurs concernés. La mission comprend la création, la mise à jour et le suivi des dossiers clients, la rédaction et l'envoi de documents (courriers, contrats, devis, confirmations, comptes rendus), ainsi que la gestion courante des agendas, des rendez-vous et des réunions de l'équipe.
Dans le cadre du fonctionnement général de l'agence, l'assistant d'agence veille à la bonne tenue des espaces de travail, à la disponibilité des fournitures et supports, et à l'application des règles internes (qualité, confidentialité, conformité réglementaire). En étroite collaboration avec la direction et l'équipe, le rôle participe à l'amélioration continue des process, à l'optimisation de la satisfaction client et à la performance globale de l'agence en garantissant une organisation fiable, réactive et structurée.
Vos qualités relationnelles et d'organisation serviront votre réussite professionnelle.
DomusVi a mis les Ressources Humaines au cœur de son projet d'entreprise et accompagne tous ses salariés, quels que soient leur âge, formation ou secteur d'activité initiaux pour leur permettre de faire évoluer leurs compétences.
Le candidat idéal est un assistant d'agence disposant d'une expérience confirmée dans le secteur de l'aide à la personne, capable de conjuguer sens du service, rigueur administrative et qualités relationnelles.
- Expérience significative dans l'accompagnement de personnes âgées, dépendantes, en situation de handicap ou en difficulté sociale.
- Maîtrise des tâches administratives d'agence : gestion de dossiers, mise à jour de bases de données, traitement des appels et courriels, planification des interventions.
- Capacité à coordonner les prestations entre bénéficiaires, intervenants à domicile et partenaires externes.
- Bonne connaissance des règles de confidentialité, de la déontologie et des protocoles liés à l'aide à la personne.
- Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et logiciels de gestion (agenda, planning, CRM, bureautique).
- Expérience préalable au sein d'une agence de services à la personne, association, structure médico-sociale ou entreprise de services à domicile.
- Pratique avérée de la gestion des demandes des bénéficiaires, de l'organisation des plannings et du suivi des interventions.
- Capacité démontrée à gérer les imprévus (remplacements, urgences, ajustements de planning) dans le respect des contraintes des bénéficiaires et des intervenants.
- Participation à l'amélioration de la qualité de service et à la satisfaction des bénéficiaires par une écoute active et un suivi régulier.
- Empathie, bienveillance et réel sens de l'écoute envers les bénéficiaires et leurs familles.
- Excellente communication orale et écrite, avec une capacité à expliquer clairement les services et à rassurer les interlocuteurs.
- Sens de l'organisation, rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers