Assistant / Assistante administration des ventes

L'assistant administration des ventes, un élément indispensable qui veille avant tout à la satisfaction des clients. Les missions :
- Gérer les commandes clients de la réception jusqu'à la livraison
- Assurer le suivi des dossiers clients et la mise à jour des bases de données
- Coordonner avec les différents départements pour assurer la fluidité des opérations
- Traiter les réclamations et les retours en collaboration avec le service après-vente
- Préparer les documents commerciaux et administratifs nécessaires

Vos missions :

FONCTION ADMINISTRATION DES BASES
- Administration de la base clients par la création et la mise à jour des comptes clients
- Administration de chaque saison
- Commandes réseau
- Commandes EDI
- Commandes Manuelles
- Suivi particulier OP et implantation centrales
- Gestion des souffrances transport
- Facturation manuelle

FONCTION GESTION DES AVOIRS RETOURS ET DEMARQUES
- Avoirs Retours
- Avoirs Démarques

FONCTION GESTION DES LITIGES
- Constitution des dossiers (recherche d'informations, contrôles.)
- Demande éventuelle de validation CR/RE
- Constitution des avoirs manuels
- Demande de remboursement (via mail ou sur portail clients)
- Mise à jour du fichier Excel de suivi

FONCTION TRAITEMENT DES APPELS TELEPHONIQUES ET MAILS
- Appel réseau de vente (Recueil et analyse de l'appel, recherche de solutions pertinentes et mise à jour AS400)
- Appel + courriers clients (Recueil et analyse de l'appel/courrier, recherche de solutions pertinentes et mise à jour AS400)
- Appel + mails consommateurs (Recueil et analyse de l'appel/courrier, recherche de solutions pertinentes et archivage documents)
- Appel + courrier divers (Mission standard téléphonique)
- Gestion des problématiques récurrentes

FONCTION OPTIMISATION DES LIVRAISONS
- Etablissement des taux de service par enseigne
- Contrôle/validation des factures pénalités pour manquants/retard de livraison
- Mise à jour des suivis des colis avec stop PO/dispo si quota atteint

POLE CLIENTS DIGITAL
- Gestion des clients type Amazon
- Appui du service logistique E-commerce :
-Traitement des appels téléphoniques et mails via les outils existants (Gorgias..)
- Gestion des litiges
- Gestion partielle des avoirs
- Assure en soutien la gestion des échantillons

POLE « AIDE » au Service COLLECTION
- Soutien organisation des collections réseaux (y compris les éléments promotionnels), centrales et autres clients internes/externes :
-Proposition réunions en interne pour assurer la disponibilité des produits
- Aide, soutien de la mise en œuvre et suivi de la préparation des colis dans les temps impartis
- Aide à la gestion des demandes d'échantillons réseau par la mise à jour du courrier type, impression, transfert et information au RS au départ du colis

Pôle assistanat responsable Administration commerciale Hors GMS
- Assistance de la Responsable Administration Commerciale Hors GMS dans toutes ses missions :
-Mise à jour des procédures concernant les MagU+Internet au fur et à mesure de leurs évolutions
-Etablissement des factures fin de mois pour les MagU et Internet, après extract des données
-Gestion de l'outil Firstmag ( création articles, documents des achats.)
-Gestion des retours colis Internet
-Sortie des bons de préparations tous circuits
-Mise à jour des tables/catalogues
-autres missions ponctuelles