Secrétaire d'accueil (H/F)

Votre mission : être le point d'ancrage de l'école
Le poste s'articule autour de trois rythmes bien distincts - pas d'inquiétude, tout n'arrive pas en même temps !
Au quotidien - Accueil & vie du lieu
- Accueil physique et téléphonique des familles, élèves et nouveaux adhérents.
- Écoute du répondeur dès l'arrivée, tri du courrier, gestion des mails et des réseaux sociaux (Facebook & Instagram).
- Maintien d'un hall accueillant et d'un bureau ouvert, lien constant avec les adhérents.
- Aide ponctuelle aux professeurs pour la remise des enfants aux parents entre les cours.
- Envoi d'un courriel aux parents en cas d'absence non excusée.
Toutes les semaines - Préparation administrative
- Suivi des inscriptions et mise à jour des licences FFD.
- Impression des factures, préparation des remises de chèque.
- Gestion des plannings d'occupation des locaux.
Bon à savoir : vous préparez le terrain (saisie, classement, relances) pour nos trésorières bénévoles qui s'occupent de la comptabilité à proprement parler. Pas besoin d'être expert-e-comptable !
Sur les périodes clés - Portes ouvertes, spectacles, rentrée
- Présence renforcée dans le hall lors des portes ouvertes, cours d'essai, répétitions et spectacles.
- Préparation des fiches de présence, listings pour l'Assemblée Générale.
- Suivi des inscriptions aux stages, aide à la vente des places de spectacle.
- Coordination avec le CA des bénévoles inscrits pour le spectacle et la buvette, feuilles de présence aux répétitions et spectacles.