Chargé du suivi des assemblées (H/F)

La Communauté d'Agglomération Pau Béarn Pyrénées recherche pour sa Direction des Finances et Affaires juridiques, un Chargé du suivi des Assemblées (H/F) pour intégrer son service des Assemblées et de l'Intercommunalité.

Vous aurez pour mission de sécuriser les procédures administratives relatives aux assemblées délibérantes et aux actes produits.

Vous conduirez le dispositif de contrôle des actes mis en place au sein du service et garantirez son application.

Vous assurerez la suppléance du chef de service dans le pilotage des missions du service et dans la fiabilité des actes produits.

Assurer la préparation la gestion et le suivi des instances délibérantes :

En tant que référent expert pour la collectivité, garantir l'accompagnement et le support auprès des services dans la préparation des rapports pour les instances délibératives ;

Assurer l'expertise juridique et le respect des procédures en lien avec le/la chef(fe) de service ;

Effectuer le pré-contrôle administratif et juridique de l'ensemble des rapports inscrits à l'ordre du jour des instances et des délibérations après complétude ;

Assurer la sécurisation juridique de l'affichage légal dématérialisé (organisation et contrôle publicité, délai, conformité) ;

Superviser au plan juridique la bonne tenue des registres.

Assurer les missions transversales en lien avec l'ensemble des directions :

Piloter l'audit sur les procédures d'élaboration des actes administratifs (décisions ; arrêtés) ;

Elaborer des propositions d'amélioration des procédures consécutives à l'audit et en assurer la mise en œuvre ;

Préparer les guides d'élaboration des actes administratifs à destination des services ;

Piloter et animer un réseau de référents actes administratifs.

3. En lien avec le/la chef(fe) de service :

Contrôler la formalisation les décisions prises par les assemblées délibérantes ;

Gérer les convocations et dossiers de séance sur l'application métier ;

Préparer les dossiers hebdomadaires du DGS, assurer en lien avec le/la chef(fe) de service conseil et aide à la décision ;

Elaborer et mettre en place des procédures organisationnelles internes au service ;

Piloter les projets d'extension des outils métiers.

Activités secondaires du poste :

Assurer une veille juridique et règlementaire.

Formation et qualifications nécessaires : BAC+3, Formation juridique souhaitée

Compétences générales (savoirs et savoir-être) :

Savoir faire preuve de rigueur et de discrétion

Organisation

Disponibilité et réactivité

Gestion du stress

Qualités relationnelles

Capacité d'adaptation

Être force de proposition

Compétences spécifiques et/ou techniques :

Bonne maitrise de l'outil informatique

Maîtrise des règles applicables aux actes administratifs

Maîtrise de la règlementation relative aux assemblées et du processus délibératif

Maîtrise du fonctionnement des collectivités

Capacité à organiser le travail pour respecter les délais

Capacité à prendre en compte les contraintes opérationnelles

Capacités rédactionnelles et de synthèse

Travail en équipe et en transversalité