Assistant responsable (TAM) secteur service à la personne (H/F)

Vous serez en charge d'assurer le suivi administratif et technique des activités du service. Il contribue à l'organisation, à la coordination des acteurs internes et externes, au suivi de la démarche qualité et à l'amélioration continue des pratiques. Il participe à la communication avec les partenaires institutionnels et veille à la conformité documentaire de l'établissement.

Missions principales

1- Organisation et gestion administrative.
- Assurer le suivi administratif des activités du service.
- Collecter, traiter et mettre à jour les données nécessaires au fonctionnement de la structure.
- Préparer les tableaux de bord et les indicateurs de l'activité ;
- Participer à l'organisation et à la planification des actions du service.
- Veiller au respect des procédures internes.

2- Communication et coordination
- Assurer l'interface entre la structure et les différents organismes partenaires (Conseil Départemental, , caisses de retraite, mutuelles, , partenaires médico-sociaux, etc.).
- Centraliser et transmettre les informations nécessaires aux interlocuteurs internes et externes.
- Participer aux réunions de coordination et assurer le suivi des actions décidées.
- Faciliter la circulation de l'information entre les services et les partenaires.
- Répondre aux sollicitations administratives des organismes de tutelle et partenaires.
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3- Suivi qualité et amélioration continue
- Collaborer étroitement avec la référente qualité dans le déploiement de la démarche qualité.
- Participer au suivi des indicateurs qualité et à l'analyse des résultats.
- Contribuer à la préparation des évaluations, audits et contrôles.
- Participer à l'identification des dysfonctionnements et proposer des actions correctives et préventives.
- Assurer le suivi des plans d'amélioration continue.
- Veiller à la mise en œuvre et à l'actualisation des procédures qualité.

4- Gestion documentaire
- Rédiger, mettre à jour et diffuser les documents nécessaires au fonctionnement du service : procédures ; modes opératoires ; formulaires ; comptes rendus ;
notes de service ; supports de communication, inclus les réseaux sociaux ; rapports et bilans d'activité.
- Garantir la conformité, l'accessibilité et l'archivage des documents.
- Assurer la traçabilité des modifications documentaires.

5- Appui technique et opérationnel
- Apporter un soutien technique aux équipes dans l'application des procédures.
- Participer à la résolution des problématiques organisationnelles.
- Contribuer à l'optimisation des pratiques et des outils de gestion.
- Participer aux projets transversaux de la structure.