Assistant.e de gestion documentaire en alternance – 220842

Description de l'emploi

Offre réservée aux étudiants et futurs étudiants de l’Ecole de Commerce de Lyon sous la référence 220842.

Vous pouvez vous inscrire dans le cas où vous souhaitez postuler pour un poste dans notre école.

Notre partenaire recherche un.e assistant.e de gestion documentaire.

▬ À PROPOS ▬

► Tes missions ◄

Au sein de la Direction Technique et Méthodes et sous la responsabilité de la Responsable de la Documentation Commerciale en interface avec les différents interlocuteurs de la société.

Intervention dans une Direction composée de 8 pôles métiers et comprenant 160 collaborateurs au sein du Département des Offres et Documentation Commerciale comprenant 25 collaborateurs.

Travail en collaboration immédiate avec les gestionnaires d’offres, les ingénieurs d’offres et le management du département.

▬ Base de données CVs ▬

• Support à la gestion de la boite à lettre Gestion de l’Information Commerciale (GIC)
• Réponses aux requêtes liées aux CVs (extraction de CV, mise à jour, initiation de CVs nouveaux arrivants, …)
• Saisie d’informations dans nos bases de données
• Interfaces prestataires de traduction des CVs
• Assistance au basculement de la base CV actuelle vers la nouvelle base de CVs Groupe.

▬ Base de données Références et Certificats clients ▬

• Réponses aux requêtes liées aux Références et Certificats client (extraction de références et certificats, mise à jour, initiation de nouvelles références et certificats, coordination avec les contributeurs et autres chefs de projets, …)
• Saisie d’informations dans nos bases de données
• Interfaces prestataires de traduction des références et certificats

▬ Assistance aux Ingénieurs et Gestionnaires d’Offres ▬

• Assistance aux gestionnaires d’offres dans leurs tâches quotidiennes récurrentes (compilation des documents d‘appels d’offres, mise au format de CV, formatage, relecture, obtention de certifications, apostilles, signatures, etc.)
• Analyse de la documentation d’appel d’offres, assistance à la préparation des documents de suivi de l’offre.

▬ Compétences visées à l’issue de la formation ▬

• Capacité à seconder la responsable de la Documentation commerciale.
• Capacité à assister les Gestionnaires d’offres et ingénieurs d’offres
• Administration/Coordination de la mise à jour des bases de données CVs et Références / certificats clients.
• Procès de transfert de base de données (base CVs).
• Organisation et adaptation aux exigences temporelles et métiers des divers interlocuteurs, managers et collaborateurs dans un contexte d’appels d’offres France et International.
• Rigueur, méthode et bon relationnel avec l’ensemble des collaborateurs.

▬ Moyens mis en œuvre ▬

• Intégration de l’alternant.e via tutorat et formation sur les divers process et outils de production.
• Réunion de suivi mensuelle avec le Responsable du Département.
• Travail sur les bases de données CVs et Références ainsi que les outils Microsoft Office mais également sur l’ensemble des outils utilisés en interne.

► COMPETENCE(S) ◄

Vous êtes reconnu.e pour vos qualités rédactionnelles et votre aisance à l’oral;

Disponible et impliqué.e, vous aimez travailler en équipe;

Vous êtes autonome avec une capacité de reporting (analyse, synthèse);

Très bon niveau d’anglais (lu/ecrit/parlé), l’espagnol est un plus.

Informations complémentaires :

• Alternance basée à Lyon proche métro, tramway;
• Alternance rémunérée en fonction de votre niveau d’études, de votre âge et de votre diplôme visé;
• Quelques-uns de nos avantages : remboursement légal d’une partie de vos frais de transport, carte restaurant..

Si tu te reconnais dans les caractéristiques et compétences ci-dessus alors tu es celle/celui qu’il nous faut !

N’hésites pas à postuler, nous serons ravis de te rencontrer !